استفاده از سیستم های اطلاعاتی که بتوان همه فعالیتها و وظایف موجود در یک سازمان را تحت پوشش قرار داده و اطلاعات لازم و ضروری را به موقع در اختیار استفاده کنندگان آن قراردهد از ابزارهای حیاتی در سازمان های امروزی است.

ERP) ) یا برنامه ریزی منابع سازمان بعنوان ابزار مدیریتی برای یکپارچه سازی منابع سازمان اهمیت شایان ذکری دارد(حاتمی لنکرانی،۱۳۹۰).

سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) به عنوان یکی از نرم افزار کسب و کار کامل در محیط رقابتی امروز در نظر گرفته شده که مدیریت اطلاعات داخلی و خارجی در سرتاسر سازمان ،  مالی و حسابداری ، تولید ، فروش و خدمات ، مدیریت ارتباط با مشتری ، و غیره را یکپارچه سازی می نماید. در حال حاضر ERP  بهای ورود و اجرای یک کسب و کار و اتصال به دیگر شرکت ها در یک اقتصاد شبکه ای برای ایجاد “B2B” تجارت الکترونیکی است . بسیاری از شرکت ها بطور اساسی استراتژی هایIT  خود را برای حفظ یک مزیت رقابتی تغییر دادند ، یعنی تبدیل به پاسخگویی بیشتر در تغییرات بازار  و ارائه بهتر خدمت در کاهش هزینه ها برای بسیاری از کاربران ،ERP   یک سیستم “همه را انجام بده است ” که همه چیز از ورود سفارشات فروش تا خدمات به مشتریان را انجام می دهد .  با این حال هزینه های بالای آن مانع راه اندازی یک سیستمERP  در کسب و کارهای کوچک می شود و نگرانی های حریم خصوصی در درون یک سیستم ERP و فقدان افراد آموزش دیده ممکن است بر بهره وری ERPتاثیرگذار باشد(حجازی،۱۳۹۱).

۲-۲-  سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP)

اصطلاح ERP به طور کلی به چگونگی برنامه ریزی یک سازمان بزرگ برای استفاده از منابع وسیع اشاره می کند.در قدیم سیستم های ERP در شرکت هایی بزرگ صنعتی استفاده می شد. به هر حال استفاده از ERP تغییر کرده و بسیار مفهومی شده است. امروزه این اصطلاح می تواند به انواع شرکت ها اشاره داشته باشد.مهم نیست چه صنعتی را داشته باشد . در حقیقت سیستم های ERP در بیشتر انواع سازمان ها استفاده می شود ، چه کوچک و چه بزرگ.

امروزه سیستم های ERP می توانند دامنه وسیعی از فعالیت ها و یکپارچگی آنها را در یک پایگاه داده واحد پوشش دهند. برای نمونه ، فعالیتهایی مانند منابع انسانی، مدیریت زنجیره تامین ، مدیریت ارتباط با مشتری، مالی، فعالیت های صنعتی، و فعالیت های مدیریت انباره داده همگی یکجا در یک نرم افزار کاربردی قرار دارند و معمولا توسط پایگاه داده و شبکه خودشان جمع آوری می شوند.امروزه همه آنها می توانند زیر یک چتر قرار گرفته اند(ابراهیمی کردلر،۱۳۸۹).

ERP مخفف( Enterprise Recourse Planning) بوده و از لحاظ لغوی به معنای برنامه ریزی جامع منابع یک سازمان می باشد . در زیر سه تعریف از ERP بیان شده است:

* یک راه حل مبتنی بر فناوری اطلاعات است که تمام منابع سازمان(مواد اولیه ، ماشین آلات ، نیروی انسانی و پول )را توسط یک سیستم به هم پیوسته با سرعت، دقت و کیفیت بالا در کنترل مدیران سطوح مختلف قرار می دهد تا مدیران بتوانند بطور مناسب فرآیند برنامه ریزی و عملیات سازمان را مدیریت نمایند.

* یک نگرش فناورانه و سیستماتیک برای مدیریت موثرتر تمام منابع در یک سازمان است که این مدیریت از طریق اتوماسیون و یکپارچه کردن تمام فرآیندها و در نتیجه بالا بردن کارایی سازمان ها اعمال می شود.

* (ERP)،  یک بسته کامل نرم افزاری کاربردی درون سازمانی ، جامع و سازمان نگر ، ماژولار ، استاندارد و شامل یک مجموعه از ماژولهای یکپارچه ، آماده راه اندازی ، از پیش طراحی شده و از پیش مهندسی شده ولی قابل تنطیم و منعطف ،پیکر بندی بر اساس نیازهای پویای سازمانها می باشد. این راه حل کاملا انعطاف پذیر ، فرایندگرا و اطلاعات محور می باشد و شامل کلیه فعالیتها و فرایندهای اصلی و موثر در ایجاد ارزش افزوده سازمان می باشد . فرایندهای از پیش تعریف شده در سیستم بر اساس بهترین تجارب دنیا[۱] استخراج شده اند.

ERP  یک تفکر، فناوری و سیستمی برای مدیریت موثرتر تمام منابع در یک سازمان است که این مدیریت از طریق اتوماسیون و یکپارچه کردن تمام فرآیندها و در نتیجه بالا بردن کارایی سازمان است. ERP یک راه حل مبتنی بر فناوری اطلاعات است که تمام منابع سازمان را توسط یک سیستم به هم پیوسته با سرعت، دقت و کیفیت بالا در کنترل مدیران سطوح مختلف سازمان قرار می دهد تا بطور مناسب فرآیند برنامه ریزی و عملیات سازمان را مدیریت نمایند.دستاوردهای ERP فراتر از بهبود موقعیت فعلی بوده و هدف اصلی آن تامین نیازهای دراز مدت سازمان وتوانمند نمودن آن در حوزه های مختلف  می باشد.

آقای ریچاردسون [۲] از صاحب نظران علوم مدیریت در تعریف ERP می گوید : ” ERP ، مجموعه ای نرم افزاری ، متشکل از چند برنامه کاربردی شرکتی می باشد که برای نظارت و کنترل وظایف کلیدی شرکت در یک سازمان ، شرکت و یا بنگاه استفاده می گردد . به عبارتی ، ERP اتصالی است بین بسته های نرم افزاری مالی نظیر دفتر کل ، خرید ، حقوق و دستمزد و غیره با جنبه های عملیاتی نظیر مهندسی ، تولید ، تحقیق و توسعه (R&D) و نیروی انسانی که عملیات را پشتیبانی می کنند و غیره“( همان منبع).

ERP را میتوان به دو طریق تعریف نمود:

۲-۲-۱- تعریف مفهومی ERP

”مدیریت یکپارچه بر کلیه منابع مورد نیاز و مشغول فعالیت در یک سازمان ، ایجاد ارتباطات لازم و حذف ارتباطات زائد (فعالیت های بدون ارزش افزوده) بین بخشی و درون سازمانی که نهایتاً افزایش راندمان و بهره‌وری هر یک از بخش ها و نیز کل سازمان را به همراه خواهد داشت“ . این مفهوم با تمرکز بر فرآیندهای تجاری سازمان و استفاده از بهروش[۳] صورت می گیرد . بدین معنی که بهترین فرآیندها و عملیات مورد نیاز هر سازمان یا صنعت ، از طریق بررسی و الگو برداری[۴] در سایر سازمان‌ها و صنایع مشابه در دنیا ، شناسایی شده و مبنای فعالیت و طرح ریزی در سازمان مورد نظر ، قرار می‌گیرد(پورکلانتری و همکاران ،۱۳۹۰) .

۲-۲-۲- تعریف ابزاری ERP

”سیستمی کامپیوتری ، حجیم و با هزینه قابل توجه که از ماژول های نرم افزاری متعددی جهت ایجاد یکپارچگی در سازمان ها تشکیل شده است . این سیستم با بهره گرفتن از تکنولوژی های اطلاعاتی پیشرفته ، مدیریت و برنامه ریزی یکپارچه بر منابع سازمان و هدایت و کنترل آن را تسهیل می کند“ (مارکوس وتانیس[۵]،۲۰۰۰) به این ترتیب مهمترین نکته قابل استنتاج از هر دو تعریف مفهومی و ابزاری ERP ،این است که جهت دستیابی به یکپارچگی در یک سیستم ، ابتدا بایستی هر یک از زیر سیستم ها و اجزای آن ها در داخل خود ، سیستماتیک و منسجم شده و سپس به یکپارچگی این بخش ها و لایه های جدا از هم در یک سیستم جامع و در قالب فرآیند تجاری آن سیستم اقدام نمود . شکل شماره ۲ تصویر عمومی سیستم های ERP را ارائه می‌دهد .

۲-۳- سیر تکاملی سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP)

در اواخر دهه ۷۰ میلادی مفهوم برنامه‌ریزی مواد موردنیاز MRP))[6] معرفی و توسط شرکت IBM پیاده‌سازی و توسعه پیدا کرد. مهمترین مشکل این سیستم‌ها امکانات سخت‌افزاری و نرم‌افزاری گران‌قیمتی بود که بعضاً در مراکز دانشگاهی و یا نظامی مستقر بودند.

سازمان‌ها در استقرار MRP با مشکلات زیادی مواجه بودند. از طرف دیگر این سیستم ارتباط بین تولید و استراتژی‌های رقابتی سازمان را چندان مدنظر قرار نمی‌داد و ظرفیت‌های تولیدی سازمان در این سیستم لحاظ نمی‌شد.

بین سال‌های ۱۹۸۰ و ۱۹۹۰ میلادی با توسعه و گسترش برنامه‌ریزی مواد موردنیاز ، مفهوم برنامه‌ریزی منابع ساخت و تولید MRP II))[7] ارائه گردید. در اوایل همین دهه نیز سیستم‌های برنامه‌ریزی توزیع DRP))[8] که مستقل از MRPII عمل می‌کردند وارد این سیستم شده و عملاً مشکل عدم ارتباط این دو سیستم با یکدیگر مرتفع گردید.

پس از بکارگیری MPRII و گسترش آن در تمام عرصه‌های تولیدی، خدماتی، تجاری، توزیعی و غیره و همچنین اضافه‌نمودن سیستم‌های پشتیبان تصمیم DSS))[9] به آنها، سیستم ERP ارائه شد. با ظهور ERP در حوزه تولید ، تمامی سیستم‌های تولیدی تحت پوشش قرار گرفتند. بخش‌ها، فرایندها و وظایف مختلفی از جمله کنترل کیفیت، نگهداری و تعمیرات، حسابداری و مالی به سیستم‌های تولیدی متصل شده و ERP به عنوان حد فاصل سیستم‌های مدیریت زنجیره تأمین SCM))[10]و مدیریت ارتباط با مشتریCRM))[11] مطرح‌گردید. این سیستم بیش از آنکه عنوان جدیدی برای MRPII باشد، به عنوان سطح بعدی در سطوح تکاملی سیستم‌های کامپیوتری طراحی شده برای پشتیبانی از عملیات سازمان مطرح است(احمد وند و همکاران ،۱۳۹۰).

با گسترش اینترنت، فناوری ERP منطبق با محیط اینترنت ارائه گردید و در نتیجه EDI))[12] و ERP با یکدیگر پیوند خوردند و اینترنت به عنوان جزیی تفکیک‌ناپذیر از ERP محسوب و تحت وب توسعه یافت. همچنین فناوری چند لایه‌ای در معماری سیستم اطلاعاتی در محیط اینترنت در نظر گرفته شد. روند تدریجی تکامل سیستم ERP در شکل شماره ۱ به طور اجمالی آمده است.

شکل ۲-۱- سیر تکاملی سیستم های برنامه ریزی منابع انسانی ERP

منبع:(براتچ[۱۳] ،۲۰۰۱؛ به نقل از احمدوند)

در واقع ERP نتیجه ۴۰ سال تجربه ، سعی و خطا است و به دلیل بهبود مستمر در تکنیک‌های موجود در مدیریت سازمان‌ها و رشد سریع فناوری اطلاعات، ERP نیز همراه آن رشد کرده و روند تکاملی خود را طی نموده است. بنابراین مفاهیم بنیادی بسیار قوی (که در سالیان متمادی شکل گرفته‌اند) زیرساختارهای سیستم‌های ERP را تشکیل می‌دهند.