۲-۹- لزوم پیاده سازی ERP

لزوم بکارگیری ERP برای یک شرکت که قصد انجام آن را دارد حائز اهمیت است در توضیح این جمله می توان به نکات زیر اشاره کرد .

• بقای سازمان ها وابسته به کسب موفقیت در فضای رقابتی است
• در بازارهای رقابتی امروز طول عمر مزایای رقابتی سازمان ها کاهش یافته است .
• به سرعت می بایست روندها را در جهت بدست آوردن مزایای جدید رقابتی بهینه سازی کرد .
• جهت افزایش کارایی سازمان نیاز به شناخت و برنامه ریزی روندها در تمام ابعاد سازمان ضروری است .
• نیاز به امکاناتی از قبیل : قیمت تمام شده و هزینه یابی ، برنامه ریزی و شبیه سازی خرید و تولید، برنامه ریزی منابع مالی و انسانی برای این منظور نیاز به ابزاری است که در لحظه توانایی جمع آوری سریع اطلاعات از همه ابعاد سازمان و مدل سازی دقیق بر اساس شرایط کل سازمان را داشته باشد .
• سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان در حال تبدیل ، ابزاری هستند که تنها برای بقاء بلکه برای ایجاد مزیت رقابتی در روش تولید ناب بکار گرفته می شوند. در همان حال که سیستم های ERP از اتلاف جلوگیری کرده و هزینه ها را کاهش می دهند ، به شرکت های متوسط نیز کمک می کنند که در بازار رشد کرده و سهم بازار خود را افزایش دهند و با تزریق فرآیندهای ناب ، یک تولید کننده قادر می شود تا در مدت زمان کمتری ، کالاها را به دست مشتریان برساند . زیرا به واسطه این کار زمان تحویل کاهش پیدا می کند زمانی که هزینه های تولید کاهش یابد شرکت هایی که از سیستم ERP سود جسته اند ، می توانند در ارتباطات خود با مشتریان انعطاف پذیر تر عمل نموده و با کسب اعتبار در بازار سهم خود را افزایش دهند.

ERP به عنوان یک سیستم پشیتبانی عمل نموده و با تزریق فرآیندهای ناب به چارچوب شرکت ها باعث می شود تا بتوانند در بازار زنده مانده به رقابت بپردازند. در نهایت پیشرفت نماید شرکت های بزرگ در زنجیره تأمین برای تطابق با نیازهای مشتریان سعی می کنند تا حد امکان هزینه ها را به سمت تأمین کنندگان خود انتقال دهند . در این حال شرکت های کوچک و متوسط که تأمین کننده شرکت های بزرگ می باشند ERP را به عنوان یک راهکار مدیریت هزینه انتخاب می نمایند شرکت های گوناگون دریافته اند که اطلاعات با کیفیت مناسب در ERP می تواند به طور مؤثری به آن ها کمک نماید که به فشارهای وارده به درستی پاسخ داده و با کارایی بالاتری حرکت نموده و ناب تر تولید نماید در تکنیک هایی مانند تولید بهنگام و سیستم هایی که در آن تأمین کنندگان و مشتریان به یکدیگر وابسته باشند پاسخگویی یک فرآیند بسیار مهم و حیاتی تر به شمار می آید . اگر مشکلات فرآیندی در هر کدام از اجزاء ERP رخنه کرده باشد این موضوع می تواند کارایی و کیفیت تک تک اجزای زنجیره را با مشکل روبرو نماید . ERP به تولید کنندگان کمک می نمایند تا عملیات خود را کنترل کرده و مشکلات را بسرعت شناسایی کرده و با برطرف کردن گلوگاه سراغ علل ریشه ای بروند(اکبریان و همکاران ،۱۳۸۹).

سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان از لحاظ اندازه ، حجم  فعالیت ها و دامنه شمول بزرگترین سیستم های اطلاعاتی موجود به شمار می آیند روش های مختلفی برای پیاده سازی ERP  وجود دارد :

۱- پیاه سازی کامل سیستم یک شرکت خاص : در این حالت سیستم ERP یک فروشنده خاص خریداری شده و بدون اعمال تغیرات به صورت کامل خریداری می شود . این روش یکی از سریعترین ، کم خطرترین و کم هزینه ترین روش های پیاده سازی سیستم است . لیکن ممکن است به دلیل عدم تطابق فرآیندهای سازمان با سیستم مشکلاتی برای سازمان بوجود آید در این حالت روش کار کارکنان تغییر یافته آنها باید با گذراندن دوره های آموزشی برای کار بر اساس  فرآیندهای جدید آماده شوند این روش ممکن است مقاومت کارکنان در مقابل تغییر را به همراه داشته باشد

۲- گزینش یک محصول خاص و تغییر و تطبیق سیستم با فرآیندهای سازمان :

در این روش محصول نرم افزاری یک فروشنده خاص حریداری شده و پس از تغییر و تطبیق با فرآیندهای سازمان مورد استفاده قرار می گیرد . در این حالت به دلیل اعمال تغییراتی در سیستم زمان و هزینه پیاده سازی افزایش یافته و ریسک پیاده سازی نیز بیشتر می شود.

لیکن به علت تطابق فرآیندها با سیستم ؛ مقبولیت سیستم در سازمان افزایش یافته و هزینه آموزش کارکنان کاهش خواهد یافت .

۱- گلچین کردن مجموعه ای از ماژول ها از محصولات شرکت های مختلف : در این رویکرد ماژول های مختلفی از محصولات تولید کنندگان مختلف گلچین شده و در کنار یکدیگر قرار می گیرند این روش بر اساس فلسفه انتخاب بهرتین ماژول آن انتخاب شود . این روش در تئوری یک روش ایده آل است لیکن در اجرا با مشکلاتی همراه می باشد .

۲-  گزینش چند ماژول از محصولات یک شرکت خاص : در این رویکرد ماژول هایی که برای سازمان از اهمیت بیشتری برخوردار هستند برای اجرا انتخاب می شوند در این روش زمان و هزینه پیاده سازی نسبت به سایر روشها کمتر بوده و ریسک بکارگیری سیستم نیز کاهش می یابد .

۳- توسعه کامل سیستم درون سازمان : در این حالت سازمان با بهره گیری از نیروهای داخلی و خارجی نسبت به طراحی و توسعه سیستم اقدام می نماید . در این حالت سازمان بهره گیری از نیروهای داخلی و خارجی نسبت به طراحی و توسعه سیستم اقدام می نماید .

در این حالت سیستم تولید شده بیشترین درجه تطابق با فرآیندهای سازمان را داشته و می تواند به راحتی مورد پذیرش کارکنان قرار گیرد .این روش مشکل ترین هزینه بر ترین ، و طولانی ترین روش پیاده سازی سیستم است که به ندرت مورد استفاده قرار گیرد .در این روش وجود یک تیم قوی برای اجرای سیستم و تلاش و اهتمام بسیار زیاد این تصمیم ضروری است .

۴- توسعه درونی سیستم و بهره گیری از محصولات و ماژول های سایر شرکت ها :

این روش ترکیبی از سایر روشهاست در این حالت بخشی از سیستم درون سازمان توسعه می یابد بخش دیگری نیز با بهره گرفتن از محصولات و ماژول های سایر شرکت ها تکمیل می شود در این روش علاوه برتوسعه درونی ، گلچین کردن و یکپارچه کردن ماژول های نیز صورت می گیرد .

۵- اجاره سیستم از یک فراهم کننده خدمات کاربردی : این روش ساده ترین روش پیاده سازی سیستم ERP است . در این حالت با اجراه سیستم از یک فراهم کننده خدمات کاربردی امکان استفاده از سیستم برای سازمان فراهم می شوند این روش لزوماً کم هزینه ترین روش نیست و نسبت به سایر روش ها نیز ممکن است فوایدی کمتری را عاید سازمان نماید مابرت تحقیقات گسترده ای را بین ۴۹۷ شرکت تولیدی در امریکا انجام داد و رویکردهای مختلف پیاده سازی ERP را بررسی نمود ؛طی این مطالعات مشخص شد که پیاده سازی ERP با تکیه بر محصول یک شرکت خاص ، متداولترین روش بین روش های مختلف پیاده سازی این سیستم است در جدول زیر نتیجه این مطالعات نشان داده شده است(احمد وند و همکاران ،۱۳۹۰) .

۶- روش های پیاده سازی سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان