ز: ارسال پرونده مختومه به بایگانی راکد .۱۰۷

 

 

ح: دسته  بندی برگها ۱۰۸

 

 

ط: مرتب کردن اوراق پرونده .۱۰۸

 

 

ی: منگنه کردن برگها۱۰۸

 

 

ک: لاک و مهر کردن.۱۰۹

 

 

ل: قرار دادن پرونده ها در داخل کارتن بند دار ۱۰۹

 

 

م: طرز نوشتن پوشه پرونده ها.۱۱۰

 

 

ن: قراردادن یادداشت و آدرس محل اقامت اعلامی از سوی اصحاب دعوی در پرونده۱۱۰

 

 

ص: طبقه بندی کارتن پرونده ها در کمد یا قفسه .۱۱۱

 

 

ض: استخراج پرونده های تعیین وقت شده برای تقدیم به دادگاه ۱۱۱

 

 

ع: استخراج پروند های تعیین وقت شده دفتر شعبه .۱۱۱

 

 

بند سوم : نکات ویژه ای که هنگام بایگانی کردن برگها باید رعایت شود۱۱۲

 

 

بند چهارم : شرایط حفاظت از پرونده ها در بایگانی راکد ۱۱۳

 

 

بند پنجم: تعیین تکلیف اسناد وثایق و دستورات قضایی.۱۱۴

 

 

نتیجه گیری فصل.۱۱۵

 

 

نتیجه گیری کلی۱۱۷

 

 

پیشنهادات.۱۲۰

 

 

منابع۱۲۱

 

 

مقدمه

 

 

کارکنان اداری همواره در جریان دادرسی نقش و اهمیتی سازنده دارند. بالندگی دادرسی، تأمین اصول سرعت، دقت و صحت در گرو همت آنهاست. عنصر سازنده این جایگاه مهم مربوط به کارآمدی و توانمندی کارکنان اداری در انجام امور محوله بوده و می­باشد. در سال ۱۳۱۰ برای امور دفتری دادگاه­های تهران سازمان مخصوصی ایجاد گردید که مبتنی بر اصول تمرکز بود. دستگاه­های جداگانه­ی متمرکز برای هر یک از انواع کارهای دفتری از قبیل ثبت عرایض، تبادل لوایح، ابلاغات، بایگانی، قرائت پرونده­ها و غیره به وجود آمد که هر یک در سهم خود نزد همه شعب جمعاً مأموریت داشتند. این سازمان با عادات و اخلاق کشور ما سازگار نبود و منشأ اختلال و موجب شکایت گردید. مقررات دادگستری آن را منحل کرد و شعب دادگاه­ها هر یک مجدداً دارای دفتر و بایگانی مخصوص خود شدند. در آن سازمان اصلاحات سودمندی راجع به طرز تنظیم پرونده­ها و حفظ اسناد مردم و ایجاد دفاتر مخصوص برای ثبت لوایح و احکام و اظهارنامه­ها و غیره، تحویل دادن و گرفتن پرونده­ها و تحریر صورت مجلس دادگاه­ها و دفتر راکد و دفتر جاری و غیره، مطابق اصول جدید به عمل آمد که اکثر آن هنوز در سازمان قضایی ما معمول و متداول است. البته باید گفت که ابلاغ اوراق قضایی و اجرای احکام محاکم در گذشته توسط کارمندانی انجام می­شد که در دفتر دادگاه خدمت می­نمودند اما در حال حاضر این وظیفه به واحدهای ابلاغ و اجرای حوزه قضایی محول شده است بنابراین این دو امر به موجب مقررات و در عمل از دفاتر دادگاه­ها جدا شدند. به موجب ماده ۱۰۶ قانون قدیم آ.د.م. در مواردی مأمور ابلاغ نمی­توانست متصدی امر ابلاغ شود که عبارت بودند از: قرابت نسبی یا سببی تا درجه سوم از طبقه دوم و همچنین وجود دعاوی مدنی و کیفری بین مأمور ابلاغ و شخصی که باید به او ابلاغ انجام شود اما در قانون جدید چنین وضعیتی وجود ندارد. در فرانسه وظایف ابلاغ و اجرا در دست عده­ای به نام وابستگان دادگستری است. این عده شأنی همچون وکلا دارند. آنها قبل از اشتغال به امر ابلاغ باید به صورت عملی به مدت دو سال اصول و ضوابط ابلاغ را در مراجع خاص از جمله دفترخانه­های رسمی فراگیرند. این عده که صرفاً وظیفه ابلاغ اوراق قضایی و اجرای احکام را بر عهده دارند بر طبق موازین خاص قانونی دارای حقوق کافی هستند و در صورت تخلف در انجام وظایف اداری مسئولیت قانونی دارند. امروزه نیز کادر اداری دادگاه در جریان رسیدگی مدنی نقش اساسی و به سزایی را ایفا می­نماید. مطابق ماده ۱۰ ق.ت.د.ع.آ. در هر حوزه قضایی که عبارت است از قلمرو یک بخش یا شهرستان یا نقاط معینی از شهرهای بزرگ یک دفتر دادگاه خواهد بود که در صورت تعدد شعب، یک دفتر کل نیز وجود خواهد داشت. دفتر دادگاه انجام کلیه امور اداری مربوط به پرونده از ثبت آن تا تکمیل و انجام مقدمات و تصمیمات اداری که حسب قوانین بر عهده دفاتر می­باشد بر عهده دارد.[۱] کادر دفتری هر شعبه دادگاهی شامل مدیر دفتر، منشی، ثبات، بایگان و در صورت نیاز ماشین نویس می­باشد که با توجه به کمبود کادر اداری و امکانات و تجهیزات مورد نظر آنها در وضعیت کنونی، این تعداد چارت سازمانی به ندرت در هر دادگاهی دیده می­شود و اغلب شعب دادگاه­ها با یک نفر مدیر دفتر و یک نفر منشی اداره می­شود. این کمبود به قدری محسوس و مشهود است که حتی قاضی دادگاه که برای تقریر اظهارات طرفین و تصمیمات دادگاه و تنظیم صورت جلسات نیازمند یک نفر منشی است، فاقد آن بوده و این کار عمدتاً توسط خود قاضی و بعضاً اصحاب دعوا انجام می­شود. این کمبود در حالی است که علیرغم تصریح مادتین ۳۵ و ۳۶ ق. ت. د. ع. ا. در سال ۱۳۷۳ مبتنی بر الزام دولت به استخدام کارمند اداری به تعداد لازم جهت تکمیل اعضای دفتر دادگاه­ها و تهیه وسایل و تجهیزات لازم برای آنها، هنوز بر طرف نشده و به حد مطلوب نرسیده است. مدیر دفتر دادگاه به عنوان مهمترین عضو اداری دادگاه وظیفه نظارت بر عملکرد سایر اعضای کادر اداری را بر عهده دارد. اگرچه سمت او اداری می­باشد اما در تشکیل پرونده و جریان آن تا صدور رأی قاطع دعوا وظایفی بر عهده دارد که بعضی از آنها به وظایف قضایی بیشتر شبیه است از جمله در مورد ناقص بودن دادخواست در مواردی اقدام به صدور قرار رد داخواست می­نماید و در سایر موارد با صدور اخطار رفع نقص و عدم تکمیل دادخواست در فرجه معین توسط دادخواست دهنده قرار رد دادخواست را صادر می­نماید.[۲]همچنین در قانون جدید آ. د. م. نیز به موجب ماده ۵۳ قرار تأمین با ارجاع رئیس دادگاه می ­تواند توسط مدیر دفتر اجرا شود. منشی دادگاه امور مربوط به تحریر تقریرات قاضی شعبه و اظهارات طرفین پرونده و شهود و نیز تنظیم و ثبت دفاتر مربوطه در شعبه و انجام مکاتبات لازم می­باشد. ثبات نیز وظیفه ثبت کلیه پرونده­های وارده به شعبه در دفترهای ارجاعی و نیز ثبت نامه­های وارده در دفتر اندیکاتور و نیز ثبت نامه­های ارسالی در دفترهای ارسالی و ثبت مراسلات پستی واصله و یا ابرازی از سوی طرفین در دفتر ثبت نامه­های وارده یا اندیکاتور را بر عهده دارد. سیستم ثبت دادخواست در محاکم ما به صورت ثبت در دفتر دادخواست­ها می­باشد یعنی هنوز از سیستم دفتری و قدیمی استفاده می­شود البته در برخی از موارد دیده شده است که از رایانه نیز استفاده می­شود که این امر باید گسترش پیدا کند یعنی یک شبکه واحد رایانه­ای در محاکم وجود داشته باشد که یک سابقه روشن از رجوع هر شخص به دادگستری، در هر دعوایی را نشان دهد این شبکه اطلاع رسانی رایانه­ای مشخص می­ کند که هر شخص چه نوع دعوایی در کدام دادگاه اقامه کرده است که عندالاقتضا و در صورت طرح دعاوی مشابه در حوزه قضایی دیگر، به علت اعتبار امر مختومه، از این عمل جلوگیری به عمل می­آید تا از صرف هزینه­ های زیاد دادگاه خودداری شود. امروزه برخی از جرایم به گونه­ای طراحی می­شوند که با وسایل سنتی نمی­توان آنها را کشف کرد به عنوان مثال در کلاهبرداری­هایی که بوسیله کامپیوتر انجام می­گیرد اگر قضات و ضابطین به وسایل کامپیوتری آشنایی نداشته یا به این وسایل دسترسی نداشته باشند قطعاً در کشف چنین جرایمی بایستی زحمات زیادی متحمل شوند. بایگان نیز به عنوان عضوی از کادر دفتری دادگاه به ضبط و نگهداری اسناد و اوراق قضایی و پرونده­ها می ­پردازد. امروزه متاسفانه اغلب مدیران و کارمندان اداره دادگستری از آموزش­های لازم جهت تصدی مشاغل خود بی­بهره­اند برای مثال به موجب قانون مدیران دفاتر دادگاه­ها باید موارد صدور قرار رد دادخواست و نحوه اجرای برخی از قرارها را که اجرای آن به مدیر دفتر محاکم واگذار می­شود را بدانند یا منشی­های محاکم باید به نحوه تعیین اوقات پرونده­های ارجاعی به محاکم از حیث تعیین وقت­های معمولی و نزدیک و فوق­العاده و احتیاطی مسلط باشند که بی­اطلاعی هرکدام در تجدید جلسات دادگاه موثر است و تأخیر در رسیدگی را به دنبال دارد. مشکل دیگر کارمندان اداری این است که از دستمزد کافی برخوردار نیستند  از این رو ممکن است بعضاً سوء استفاده مالی از این کارمندان به علت کافی نبودن درآمدشان بوجود بیاید از این رو شایسته است قوه قضاییه به کادر اداری خویش نیز توجه بیشتری کند و با هماهنگی دولت و مجلس آنان را از دستمزد کافی برخوردار کند تا کارمندان با فراغ خاطر به کار اصلی خود بپردازند.

 

 

همان گونه که قبلاً گفته شد در دادگستری اداره­ای به نام اداره ابلاغ دایر گردیده است که کار ابلاغ اوراق قضایی را بر عهده دارد. مأمور ابلاغ نیز به عنوان عضوی از کادر اداری دادگاه عهده دار وظیفه مطلع ساختن مخاطب از مفاد اوراق قضایی طبق تشریفات قانونی می­باشد و در مورد اهمیت ویژه آن همین بس که باید گفت همه اقدامات مرجع قضایی از بدو شروع رسیدگی تا صدور حکم و اجرای آن، باید ابلاغ شود. و عدم ابلاغ دقیق و صحیح اوراق قضایی، بی­دقتی و بی­اطلاعی مأمورین ابلاغ، اشتباه یا بی­توجهی منشی در تنظیم اوراق قضایی یا عدم ارسال به موقع اوراق مزبور به مرجع ابلاغ یا عدم اعاده به موقع آن باعث بروز مشکلات و کندی کار مراجع قضایی خواهد بود. متاسفانه امروزه مأمورین ابلاغ غالباً با مقررات راجع به ابلاغ آشنایی ندارند لذا تجدید مکرر ابلاغ اوراق دادرسی را به علت عدم ابلاغ صحیح شاهد هستیم.[۳] و نیز انواع ابلاغ در قانون ما همچنان نوع سنتی و دارای شرایط پیچیده و هزینه بر خود را حفظ کرده است که این امر نیز موجب کندی ابلاغ و در نتیجه کندی دادرسی شده است.

 

 

از آنجا که کادر اداری دادگاه در کنار کادر قضایی در جریان دادرسی مدنی نقش مهم و به سزایی را ایفا می­نماید به­گونه­ای که امور قضایی را سامان می­بخشد و بستر دادرسی­های قضایی را فراهم می­ کند و امر ابلاغ که یکی از اقسام این کادر اداری می­باشد از مهمترین مباحث و مسائل رسیدگی­های قضایی اعم از مرحله تحقیق و دادرسی که نقشی اساسی را در حسن جریان دادرسی­های قضایی دارد و بی­توجهی و مسامحه در امر ابلاغ اوراق قضایی باعث اطاله دادرسی و تضییع حقوق افراد می­شود و نیز با توجه به اینکه مدیران و سایر کارکنان دفاتر دادگاه­ها که خود جزئی از کادر اداری دادگاه می­باشند از بدو تشکیل پرونده تا زمان اجرای حکم دخالت مستقیم و موثر دارند پس با توجه به اهمیت مسائل فوق ضرورت انجام پژوهشی در زمینه بررسی و تحلیل نقش این کادر اداری در جریان دادرسی دادگاه­ها و بیان قوانین حاکم بر اجزای این کادر و بیان نواقص و معایب آن و ارائه پیشنهادهایی برای بهبود کارایی این کادر به خوبی احساس می­شود و از دیگر مواردی که ضرورت انجام پژوهشی در این زمینه را نشان می­دهد می­توان نپرداختن دقیق به اجزای این کادر و نقش و وظیفه آن در هیچ کتاب یا منبعی را نام برد زیرا علیرغم اینکه در اکثر یا حتی تمامی کتب و آثاری که در رابطه با آیین دادرسی نوشته شده است به طور پراکنده به کادر اداری و کارکرد آن اشاراتی شده است اما در هیچکدام به طور دقیق و مفصل و تنها به این موضوع نپرداخته است و نیز با توجه به اینکه امروزه بر سر راه پویایی و کارآمدی کادر اداری در کشورمان موانع و مشکلاتی چند وجود دارد این پژوهش بیشتر از قبل ضرورت پیدا می­ کند. ما در این پژوهش به بیان اجزا و اهمیت کادر اداری دادگاه می­پردازیم وظیفه هر یک از اجزا در مراحل دادرسی را بیان می­کنیم موانع و مشکلات آن را بیان کرده و در آخر سعی در ارائه پیشنهادهایی برای رفع این موانع و بهبودی و پویایی این کادر اداری می­پردازیم.

 

 

از رهگذر این پژوهش در پی پاسخ به سوالات زیر هستیم.

 

 

 

۱-کادر اداری دادگاه شامل چه اجزا و تقسیماتی است و وظیفه هر کدام از این اجزا چیست؟

 

 

۲-ضرورت و اهمیت کادر اداری در جریان دادرسی­های مدنی کدام است؟

 

 

۳-آیا کادر اداری در مواردی می ­تواند نقش قضاادامه مطلب در لینک زیر